Secrétariat

Au fur et à mesure que le recours à la technologie continue de croître dans les bureaux, le rôle des professionnels de bureau a beaucoup évolué. La bureautique, l’automatisation des services professionnels et la restructuration organisationnelle ont amené les secrétaires et les adjoints administratifs à assumer de plus en plus de responsabilités autrefois réservées aux gestionnaires et aux professionnels. Malgré ces changements, toutefois, les principales responsabilités des secrétaires et des adjoints administratifs sont demeurées sensiblement les mêmes : exécuter et coordonner les activités administratives d’un bureau et stocker, extraire et intégrer l’information pour la diffuser au personnel et aux clients.

En savoir plus sur les services de secrétariat

Le travail de secrétariat

Les secrétaires et les adjoints administratifs exécutent diverses tâches administratives et de bureau nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation. Ils servent de gestionnaires de l’information et des communications pour une société, ou parfois seulement pour une personne comme un cadre dirigeant, planifient et planifient les réunions et les rendez-vous, organisent et tiennent à jour les dossiers papier et électroniques, gèrent les projets, effectuent des recherches et diffusent l’information par téléphone, par la poste, sur les sites Web et par courriel. Ils peuvent aussi s’occuper des arrangements de voyage et des arrangements pour les invités.

Les compétences

Les secrétaires et les adjoints administratifs maitrisent l’utilisation de divers équipement de bureau, des scanners, des systèmes de vidéoconférence et de téléphone, les traitements de texte ... En effet, les secrétaires et les adjoints administratifs utilisent souvent des ordinateurs pour effectuer des tâches auparavant accomplies par des gestionnaires et des professionnels ; ils créent des feuilles de calcul, composent de la correspondance, gèrent des bases de données et créent des présentations, des rapports et des documents à l’aide de logiciels de PAO et de graphiques numériques. Ils peuvent également négocier avec les fournisseurs, entretenir et examiner le matériel loué, acheter des fournitures, gérer des secteurs comme les entrepôts ou les bibliothèques d’entreprise, et récupérer des données de diverses sources. En même temps, les gestionnaires et les professionnels ont assumé de nombreuses tâches traditionnellement assignées aux secrétaires et aux adjoints administratifs, comme la saisie au clavier et la réponse au téléphone. Comme les secrétaires et les adjoints administratifs font moins de dictée et de traitement de texte, ils ont maintenant le temps d’appuyer un plus grand nombre de membres du personnel exécutif. Dans un certain nombre d’organisations, les secrétaires et les adjoints administratifs travaillent en équipe pour travailler avec souplesse et partager leur expertise.

De nombreux secrétaires et adjoints administratifs assurent la formation et l’orientation des nouveaux employés, effectuent des recherches sur Internet et exploitent et dépannent les nouvelles technologies de bureau.

Les fonction du poste de secrétaire

Les fonctions spécifiques du poste varient en fonction de l’expérience et des titres. Les secrétaires exécutifs et les adjoints administratifs fournissent un soutien administratif de haut niveau à un bureau et aux cadres supérieurs d’une organisation. En général, ils exécutent moins de tâches de bureau que les secrétaires et davantage de gestion de l’information. En plus d’organiser des conférences téléphoniques et de superviser d’autres employés de bureau, ils peuvent assumer des responsabilités plus complexes comme l’examen des notes de service, des présentations et des rapports reçus afin de déterminer leur importance et de planifier leur distribution. Ils préparent également les ordres du jour et organisent les réunions des comités et des conseils d’administration. Ils peuvent également effectuer des recherches et préparer des rapports statistiques.

Secrétariat spécialisé

Certains secrétaires et adjoints administratifs, comme les secrétaires juridiques et médicaux, effectuent des tâches hautement spécialisées exigeant une connaissance de la terminologie et des procédures techniques. Par exemple, les secrétaires juridiques préparent la correspondance et les documents juridiques tels que les sommations, les plaintes, les requêtes, les réponses et les assignations sous la supervision d’un avocat ou d’un technicien juridique. Ils peuvent également examiner les revues juridiques et aider à la recherche juridique, par exemple en vérifiant les citations et les citations dans les mémoires juridiques. De plus, les secrétaires juridiques enseignent souvent aux avocats nouvellement formés comment préparer les documents à soumettre aux tribunaux. Les secrétaires médicaux transcrivent la dictée, préparent la correspondance et aident les médecins ou les scientifiques médicaux à rédiger des rapports, des discours, des articles et des actes de conférences. Ils consignent également des antécédents médicaux simples, prennent des dispositions pour que les patients soient hospitalisés et commandent des fournitures. La plupart des secrétaires médicales doivent être familières avec les règles d’assurance, les pratiques de facturation et les procédures hospitalières ou de laboratoire. D’autres secrétaires techniques qui aident les ingénieurs ou les scientifiques peuvent préparer la correspondance, tenir à jour la bibliothèque technique de leur organisation et rassembler et éditer des documents pour des articles scientifiques.

Les secrétaires employés dans les écoles primaires et secondaires remplissent d’importantes fonctions administratives pour l’école. Ils sont responsables de la plupart des communications entre les parents, la communauté, les enseignants et les administrateurs qui travaillent à l’école. À ce titre, ils doivent connaître les détails sur l’inscription des élèves, les vaccinations et les horaires d’autobus, par exemple. Ils fixent les rendez-vous, font le suivi des dossiers scolaires des étudiants et font les devoirs pour les cours. Ceux qui travaillent directement pour les directions d’école filtrent les demandes de renseignements des parents et s’occupent des questions qui ne nécessitent pas l’attention d’une direction. Ils peuvent aussi établir le calendrier d’une directrice ou d’un directeur d’école pour l’aider à établir ses priorités pour la journée.

Certains secrétaires et assistants administratifs, également appelés assistants virtuels, sont des pigistes qui travaillent à domicile. Ils utilisent Internet, le courriel, le télécopieur et le téléphone pour communiquer avec les clients. D’autres tâches comprennent la transcription médicale ou juridique, la rédaction et la révision de rapports et de correspondance d’affaires, la réponse aux courriels, la saisie de données, la prise de rendez-vous, l’organisation de voyages et la tenue de livres.

Zoom sur 2 artisans : Secrétariat

  • 2ace

    2ace
    Vous souhaiteriez passer moins de temps sur vos tâches administratives et plus de temps auprès de vos clients et prospects ? Mais la somme de travail ne justifie pas l'embauche d'une assistante même à temps partiel ? (...)
    SITE : www.2ace.eu/
  • secretaire independante

    secretaire independante
    Vous êtes artisans, commerçants,associations,particuliers... Vous êtes débordés, vous manquez de temps,j'ai la solution. Je vous propose tout travaux de secrétariat, de création et d'impression de publicité. Pour plus de (...)
    SITE : jjoffice.fr.gd/
  • Le dernier artisan inscrit

  • Secrétariat

    Transcription audio, secrétariat

    C'DACTY vous propose de gérer vos tâches administratives à distance ou sur site pour pallier l'absence ou la surcharge de travail de votre secrétariat, vous permettre de vous recentrer sur votre métier et/ou parce que vous ne pouvez pas embaucher par manque de budget ou de place. Vous économisez les charges sociales, bénéficiez d'un service souple (...)
    SITE : www.cdacty.fr/
  • Les autres artisans Secrétariat

    • Télésecrétariat A.S. Global

      Réalisation de tous travaux de secrétariat en télétravail. Le Télésecrétariat A.S. Global Services est spécialisé dans le Bâtiment et DAO et s'adresse aussi bien aux professionnels qu'aux particuliers. (...)
      SITE : www.as-globalservices.com/
    • SOS BUREAUTIQUE ASSISTANCE

      Assistance secrétariat administratif commercial et comptable pour les professionnels et particuliers. Sans contrat de travail ni abonnement. Télétravail.
      SITE : www.sosbureautique.fr/
    • Personal Assistante

      Personal Assistante, Votre Secrétaire à la Carte. Prestations de service en secrétariat.
      SITE : www.personal-assistante.com/
    • AB-Office Télésectrétariat

      Le télésecrétariat, une solution innovante au service des commerçants, artisans, PME, indépendants, particuliers,étudiants et grandes entreprises . AB-Office vous offre un service personnalisé sans (...)
      SITE : www.ab-office.com/
    • PATRICIA SECRETARIAT

      Situé en Franche-Comté, PATRICIA SECRETARIAT s'adapte à vos besoins en vous proposant un service de secrétariat "à la carte", que ce soit pour quelques heures ou de façon régulière, à (...)
      SITE : www.patriciasecretariat.fr/
    • SECRETAIRE INDEPENDANTE

      Auto Entreprise spécialisée dans les travaux de SECRETARIAT et d'assistanat, à distance ou sur site. Basée entre Dreux (28), Evreux (27) et Mantes la Jolie (78), Son objectif est d'aider dans leur (...)
      SITE : berrycatherine.free.fr/
    • Assistance administrative-Té

      Assistance administrative, secrétariat commercial, comptable ou social, télésecrétariat. Faites vous accompagner et conseiller par une professionnelle dans la gestion de votre (...)
      SITE : www.votreassistante.com/
    • Mon Assistante...L’assistanat

      Mon Assistante exerce depuis janvier 2006 en Touraine. Ma socièté propose aux entreprises de faire appel à une assistante pour des besoins ponctuels ou réguliers en secrétariat, traduction, conseils (...)
      SITE : www.mon-assistante.fr/
    • La solution secrétariat (...)

      Ka2s est une entreprise de secrétariat indépedant représentée par Mme Katell INCABY. Les avantages du secrétariat en ligne sont pour vous immédiats, selon le principe du télétravail. Tout est possible, (...)
      SITE : www.ka2s.fr/
    • HOME SECRETARY

      Home Secretary est une société de prestations de services en secrétariat destinée aux entreprises, artisans, commerçants, professions libérales, particuliers, associations... Les prestations sont (...)
      SITE : homesecretary.unblog.fr/
    • Atout-Clic Secrétariat

      A votre service pour tous vos travaux de secrétariat et de saisie. Saisie de documents. Transcription de fichiers. Fonctionne en télétravail.
      SITE : atout-clic.monsite.wanadoo.fr/
    • L’externalisation selon (...)

      Au niveau national des prestations de qualité en secrétariat, premanence téléphonique, traductions, sténotypie, relance d'impayés... Pour trouver la bonne solution contactez nous au (...)
      SITE : www.secretalis.fr/
    • Acservices 06 08 83 78 (...)

      Acservices tel 06 08 83 78 51 fax 04 92 76 46 62 est prestataire de services en secrétariat et création de sites web à Reillanne (04110). Elle permet aux artisans d'externaliser leurs travaux (...)
      SITE : www.telesecretariat-web.com/
    • TIP TOP SECRETARIAT

      Je travaille avec des petits artisans pour faire les factures, les relances, les devis... je fais également tous les travaux de secrétariat et de précomptabilité. On peut me joindre au 06 74 68 10 65 (...)
      SITE : topsecretaire.monsite.orange.fr/
    • GIRONDE SECRETARIAT

      Gironde Secrétariat propose aux professionnels des services sur mesure d'externalisation des tâches administratives. Le secrétariat à domicile s'adresse notamment aux artisans qui n'ont pas de temps (...)
      SITE : www.girondesecretariat.fr/
    • Audio-transcription de (...)

      Text'a : un service spécialisé dans la transcription de cassettes et la saisie de textes. Propose en plus la correction de documents, la numérisation de textes manuscrits (OCR) et si besoin, la mise (...)
      SITE : www.texta.fr/
    • SECRETARIAT A LA CARTE

      Un secrétariat à la carte pour les chefs d'entreprises aussi bien pour les PME, les Professions Libérales, les Artisans, les Commerçants, et aussi les Particuliers. Mademoiselle LESPINE Flore 27, rue (...)
      SITE : flosecretaire.e-monsite.com/
    • Secrétaire à la carte

      Une secrétaire à la carte dans votre entreprise sur Toulouse ou à distance, selon vos besoins, à l'heure, la 1/2 journée, la journée ou au forfait. Subtituer aux charges fixes salariales, une charge (...)
      SITE : www.secretairealacarte.com/
    • TéléSecrétariat Conseil

      TéléSecrétariat Conseil s'adresse aux Artisans, Commerçants,Autoentrepreneurs, TPE, PME... qui souhaitent externaliser tout ou partie de leur activité administrative,pour un besoin ponctuel ou (...)
      SITE : tlsconseil.blog4ever.com/
    • AZERTYPLUS Une secrétaire à

      Vous souhaitez avoir une secrétaire disponible, mais vous ne désirez pas embaucher, ni à temps plein, ni à temps partiel ? Vous devez faire face à un surcroît imprévu de travail, à l'absence de votre (...)
      SITE : www.azertyplus.com/
    • ITup Keep

      ITup Keep, spécialiste de la permanence téléphonique trilingue sept jours sur sept de 8H à 21H15, Optimisez votre accueil téléphonique tout en gagnant du temps pour votre coeur de (...)
      SITE : www.itupkeep.com/
    • Scrétariat en sous-traitance

      Une secrétaire prend en charge la saisie et la mise en forme de tous vos courriers. Nous vous proposons également la rédaction de vos courriers, la création et le suivi des bases de données (fichier (...)
      SITE : www.secretaire-independante.fr/
    • Une gestion de secrétariat

      LCSI s'adresse aux Artisans, PME, TPE. Nous proposons une plate-forme de télésecrétariat : permanence téléphonique, saisie de documents (compte-rendu, devis, factures, soumissions aux appels (...)
      SITE : lc-si.net/
    • Télésecrétaire Elodie

      Télésecrétaire Elodie vous offre un secrétariat d'appoint selon vos besoins. Basée dans la région de l'isère près de grenoble, j'effectue divers tâches administratives. Vous avez un besoin ponctuel ou (...)
      SITE : elodietelesecretaire.free.fr/
    • TOP SECRETARIAT

      Secrétaite indépendante propose gestion administrative, commerciale, secrétariat et communication écrite de votre société - A domicile ou au bureau - Services réguliers et/ou (...)
      SITE : www.top-secretariat.fr/
    • Web secrétariat

      Web-secretariat offre sur Nice(alpes maritimes:06) un service de secrétariat ponctuel à distance ou sur site. Que vous soyez professionnel ou particulier, faites réaliser tout type de documents (...)
      SITE : www.web-secretariat.fr/