Le travail de secrétariat
Les secrétaires et les adjoints administratifs exécutent diverses tâches administratives et de bureau nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation. Ils servent de gestionnaires de l’information et des communications pour une société, ou parfois seulement pour une personne comme un cadre dirigeant, planifient et planifient les réunions et les rendez-vous, organisent et tiennent à jour les dossiers papier et électroniques, gèrent les projets, effectuent des recherches et diffusent l’information par téléphone, par la poste, sur les sites Web et par courriel. Ils peuvent aussi s’occuper des arrangements de voyage et des arrangements pour les invités.
Les compétences
Les secrétaires et les adjoints administratifs maitrisent l’utilisation de divers équipement de bureau, des scanners, des systèmes de vidéoconférence et de téléphone, les traitements de texte ... En effet, les secrétaires et les adjoints administratifs utilisent souvent des ordinateurs pour effectuer des tâches auparavant accomplies par des gestionnaires et des professionnels ; ils créent des feuilles de calcul, composent de la correspondance, gèrent des bases de données et créent des présentations, des rapports et des documents à l’aide de logiciels de PAO et de graphiques numériques. Ils peuvent également négocier avec les fournisseurs, entretenir et examiner le matériel loué, acheter des fournitures, gérer des secteurs comme les entrepôts ou les bibliothèques d’entreprise, et récupérer des données de diverses sources. En même temps, les gestionnaires et les professionnels ont assumé de nombreuses tâches traditionnellement assignées aux secrétaires et aux adjoints administratifs, comme la saisie au clavier et la réponse au téléphone. Comme les secrétaires et les adjoints administratifs font moins de dictée et de traitement de texte, ils ont maintenant le temps d’appuyer un plus grand nombre de membres du personnel exécutif. Dans un certain nombre d’organisations, les secrétaires et les adjoints administratifs travaillent en équipe pour travailler avec souplesse et partager leur expertise.
De nombreux secrétaires et adjoints administratifs assurent la formation et l’orientation des nouveaux employés, effectuent des recherches sur Internet et exploitent et dépannent les nouvelles technologies de bureau.
Les fonction du poste de secrétaire
Les fonctions spécifiques du poste varient en fonction de l’expérience et des titres. Les secrétaires exécutifs et les adjoints administratifs fournissent un soutien administratif de haut niveau à un bureau et aux cadres supérieurs d’une organisation. En général, ils exécutent moins de tâches de bureau que les secrétaires et davantage de gestion de l’information. En plus d’organiser des conférences téléphoniques et de superviser d’autres employés de bureau, ils peuvent assumer des responsabilités plus complexes comme l’examen des notes de service, des présentations et des rapports reçus afin de déterminer leur importance et de planifier leur distribution. Ils préparent également les ordres du jour et organisent les réunions des comités et des conseils d’administration. Ils peuvent également effectuer des recherches et préparer des rapports statistiques.
Secrétariat spécialisé
Certains secrétaires et adjoints administratifs, comme les secrétaires juridiques et médicaux, effectuent des tâches hautement spécialisées exigeant une connaissance de la terminologie et des procédures techniques. Par exemple, les secrétaires juridiques préparent la correspondance et les documents juridiques tels que les sommations, les plaintes, les requêtes, les réponses et les assignations sous la supervision d’un avocat ou d’un technicien juridique. Ils peuvent également examiner les revues juridiques et aider à la recherche juridique, par exemple en vérifiant les citations et les citations dans les mémoires juridiques. De plus, les secrétaires juridiques enseignent souvent aux avocats nouvellement formés comment préparer les documents à soumettre aux tribunaux. Les secrétaires médicaux transcrivent la dictée, préparent la correspondance et aident les médecins ou les scientifiques médicaux à rédiger des rapports, des discours, des articles et des actes de conférences. Ils consignent également des antécédents médicaux simples, prennent des dispositions pour que les patients soient hospitalisés et commandent des fournitures. La plupart des secrétaires médicales doivent être familières avec les règles d’assurance, les pratiques de facturation et les procédures hospitalières ou de laboratoire. D’autres secrétaires techniques qui aident les ingénieurs ou les scientifiques peuvent préparer la correspondance, tenir à jour la bibliothèque technique de leur organisation et rassembler et éditer des documents pour des articles scientifiques.
Les secrétaires employés dans les écoles primaires et secondaires remplissent d’importantes fonctions administratives pour l’école. Ils sont responsables de la plupart des communications entre les parents, la communauté, les enseignants et les administrateurs qui travaillent à l’école. À ce titre, ils doivent connaître les détails sur l’inscription des élèves, les vaccinations et les horaires d’autobus, par exemple. Ils fixent les rendez-vous, font le suivi des dossiers scolaires des étudiants et font les devoirs pour les cours. Ceux qui travaillent directement pour les directions d’école filtrent les demandes de renseignements des parents et s’occupent des questions qui ne nécessitent pas l’attention d’une direction. Ils peuvent aussi établir le calendrier d’une directrice ou d’un directeur d’école pour l’aider à établir ses priorités pour la journée.
Certains secrétaires et assistants administratifs, également appelés assistants virtuels, sont des pigistes qui travaillent à domicile. Ils utilisent Internet, le courriel, le télécopieur et le téléphone pour communiquer avec les clients. D’autres tâches comprennent la transcription médicale ou juridique, la rédaction et la révision de rapports et de correspondance d’affaires, la réponse aux courriels, la saisie de données, la prise de rendez-vous, l’organisation de voyages et la tenue de livres.
