De nombreuses professions sont attitrées aux évènements. Certaines se spécialisent même intégralement dans l’événementiel d’une part, mais parfois même dans certains évènements particuliers : mariage, baptême, anniversaire, évènement sportif, musical, défilé de mode, remise de prix, conférence ... les champs d’activités sont presque infinis.
Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne se déroule pas comme prévu et que vous devez faire face à différents défis. Le règle d’or : bien s’entourer.
L’organisation d’un événement n’est pas une tâche simple et est variable en fonction du type d’évènement, du lieu, du nombre de personnes etc... Mais nous allons essayer d’identifier dix points clés que vous devez garder à l’esprit pour que tout se passe bien.
Définir le but et le format
Cela semble assez évident, mais il vaut la peine d’avoir une approche critique de cette question. Formulez votre objectif le plus précisément possible : voulez-vous transmettre vos connaissances aux participants, exprimer votre gratitude aux partenaires, recueillir des fonds pour un projet ou offrir un plaisir esthétique à vos invités ? Le format de l’événement dépendra de la réponse : son concept, son timing et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, la disposition de la salle, la restauration et le son.
Accorder suffisamment d’attention à la planification
Le plan doit inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Créez un document à la disposition de toute l’équipe où chaque membre pourrait voir les tâches des autres et la vue d’ensemble. Préparez d’abord une liste des principales tâches, puis étoffez-les le plus en détail possible sous la forme d’étapes spécifiques qui doivent être réalisées. Il est important d’indiquer dans le plan la durée de la tâche : le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Elle est souvent sous-estimée et la préparation est plus lente que prévu.
Monter son budget en tenant compte des situations imprévisibles
Examinez la liste des tâches et inscrivez-les dans votre budget. Il vaut également la peine de penser à une réserve en cas de situations imprévisibles. Par exemple, il y a eu un incident dans mon travail lorsqu’il a plu le jour d’un événement en plein air. Nous avons dû immédiatement changer d’emplacement et transporter tout l’équipement et le mobilier. Il vaut mieux y penser à l’avance et s’y préparer financièrement.
Les détails, ne rien laisser au hasard
Si vous voulez surprendre agréablement vos invités, pensez à tout dans les moindres détails : comment ils s’inscrivent, qui va accueillir les participants et comment, quelle musique va jouer, avez-vous un coin photo intéressant, à quoi ressemblent vos présentations et comment votre équipe est-elle habillée, que faire pendant les pauses ?
Essayez de surprendre les gens et de créer l’effet wow, dépasser leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C’est exactement ce qui crée l’ambiance d’un événement.
Bien contrôler le lieu et ... envisager un plan B !
Vérifiez toujours le lieu en personne dès l’étape de sélection. Au moment le plus inattendu, il se peut que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu’il n’y ait pas de toilettes pour les personnes handicapées ou que l’équipement ne puisse pas passer la porte. Par conséquent, vérifiez ces questions à l’avance.
Répartir les responsabilités
Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement au stade de la préparation, mais aussi pendant l’événement. Répartir les responsabilités par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’inscription, quelqu’un d’autre pour l’accueil des intervenants, une autre personne pour l’équipement, pour la restauration, la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit disposer de sa propre zone, dont elle doit être responsable pendant toute la durée de l’événement.
Donnez à chaque membre de l’équipe un document avec les responsabilités assignées, afin que chaque personne sache à qui s’adresser pour toute question spécifique.
Promouvoir l’évènement
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion réussie d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez vos partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir quelques partenaires, mais des partenaires ciblés, plutôt que de parler de l’événement à peu près tout le monde.
Même dans le cas d’un évènement plus personnel ou plus intime comme un mariage, un baptême, vous veillerez à ce que vos faire-parts soient parfait, que votre communication avec les invités soit claire ...
Prêtez attention aux invités et aux prestataires
Soyez amical envers les participants, les conférenciers et les partenaires. Essayez d’aborder leurs problèmes ou questions et de répondre à leurs attentes, même si vous vous sentez fatigué et que tout ne se déroule pas comme prévu. En fin de compte, ce dont les gens se souviennent, c’est de la façon dont ils ont été traités et de l’atmosphère et non de ce que le conférencier a dit sur scène.
L’ultime vérification
Assurez-vous d’avoir informé les participants de la façon de se rendre sur place, invité tous les invités importants et préparé les documents imprimés et le contenu audio et vidéo. Vérifiez si chacun comprend ses tâches et responsabilités et si l’espace est prêt. Pour ce faire, vous pouvez rédiger une liste de contrôle, comme celle-ci.
Une liste de contrôle similaire peut être établie pour la préparation de la vérification le jour de l’événement : si tout est en place, si tout fonctionne, si tout est fait à temps.
Assurez-vous d’imprimer le programme de l’événement et d’en remettre une copie à chaque membre de l’équipe et aux bénévoles. De plus, donnez à tout le monde le numéro de téléphone principal pour communiquer entre vous en cas d’urgence.
Demander de la rétroaction
Vous serez probablement fatigué et heureux après l’événement, mais il vous sera difficile de donner une évaluation objective de la façon dont tout s’est passé. C’est pourquoi demandez aux participants de remplir un formulaire d’évaluation imprimé à la fin de l’événement ou un formulaire en ligne à leur retour à la maison. Demandez-leur d’évaluer les différents aspects de l’événement : la logistique, les conférenciers, les lieux et le travail des organisateurs. Ces informations vous aideront à éviter des erreurs à l’avenir et à améliorer la qualité de vos événements. Si possible, obtenez de la rétroaction sur les réseaux sociaux ou enregistrez des critiques vidéo à la fin d’un événement. Cela vous sera utile si votre événement a lieu de nouveau.
Quel que soit l’événement que vous organisez, soyez optimiste et n’ayez pas peur des surprises et votre événement sera un succès !
